Migrar desde planillas de Excel a una plataforma de gestión no es un problema técnico. Es un problema de hábitos, confianza y continuidad operativa. Los equipos que fracasan en estas migraciones no lo hacen porque la herramienta sea difícil: lo hacen porque intentan cambiar todo de golpe mientras siguen atendiendo clientes, cumpliendo pedidos y cerrando el mes.
Este playbook está diseñado para equipos de alimentación corporativa y catering que operan en Argentina con entre 2 y 10 personas en roles operativos. El objetivo es llegar al go-live con datos limpios, roles definidos y sin interrupciones en la operación.
Antes de empezar: dos condiciones no negociables
Antes del paso 1, hay dos condiciones que deben cumplirse para que la migración tenga sentido:
- Hay un responsable designado: una persona (no un comité) que toma decisiones sobre qué datos entran, cómo se nombran los ítems y cuándo se avanza al siguiente paso.
- Hay una fecha de go-live fijada: sin fecha, la migración se extiende indefinidamente y el período de doble trabajo se vuelve permanente.
Paso 1: Auditoría de datos existentes
Antes de importar nada, revisar qué hay en las planillas actuales. El objetivo no es migrar todo: es migrar lo que sirve.
- ¿Cuántos meses de histórico de pedidos están registrados y son confiables?
- ¿Los nombres de platos e insumos son consistentes entre archivos?
- ¿Hay precios actualizados o la planilla tiene valores vencidos?
Documentar qué se migra, qué se descarta y qué se reconstruye desde cero. Esta decisión tarda más de lo esperado, pero evita importar basura al sistema nuevo.
Paso 2: Definición del catálogo maestro
El catálogo de productos (platos, insumos, presentaciones) es la columna vertebral del sistema. Un catálogo mal definido genera inconsistencias que se amplifican con el tiempo.
Establecer convenciones claras antes de cargar el primer ítem:
- ¿Cómo se nombran las variantes? (ej.: "Pollo a la plancha - sin guarnición" vs. "Pollo plancha s/guarnición")
- ¿Qué unidad de medida se usa por categoría?
- ¿Quién puede agregar ítems nuevos al catálogo?
Paso 3: Mapeo de roles y usuarios
Definir quién accede a qué antes de crear las cuentas. Los errores de permisos en los primeros días generan desconfianza en el sistema.
Roles mínimos típicos en una operación de alimentación corporativa:
- Operador de cocina: carga producción, registra merma.
- Supervisor: aprueba pedidos, ve reportes de turno.
- Administrador: acceso completo, gestión de menú y proveedores.
- Cliente corporativo: solo ve su propio historial de pedidos y facturas.
Paso 4: Carga inicial de proveedores
Importar el listado de proveedores activos con datos de contacto, condiciones de pago y categoría. No migrar proveedores inactivos: generan ruido y confusión.
Paso 5: Período de operación en paralelo (semana 1 y 2)
Durante las primeras dos semanas, operar en ambos sistemas: la planilla y la plataforma nueva. No abandonar la planilla todavía.
El objetivo de esta etapa no es usar el sistema nuevo: es detectar los puntos de fricción antes de que sean críticos. Anotar todo lo que no encaja, lo que falta y lo que lleva más tiempo de lo esperado.
Paso 6: Revisión de desvíos y ajustes
Al final de la primera semana de operación en paralelo, el responsable designado debe revisar los registros de ambos sistemas y comparar:
- ¿Los totales de pedidos coinciden?
- ¿Hay ítems que se cargaron de forma diferente?
- ¿Algún usuario tuvo que saltearse pasos por falta de acceso o por un campo obligatorio que no tenía sentido?
Corregir configuración antes de avanzar.
Paso 7: Capacitación focalizada por rol
Capacitar a cada usuario solo en lo que necesita para su rol. Una capacitación general de 3 horas para todo el equipo es menos efectiva que 30 minutos con cada persona sobre las pantallas que va a usar todos los días.
Priorizar la carga de producción y pedidos: son los flujos críticos. El resto puede esperar.
Paso 8: Cierre de período paralelo y validación
Al final de la segunda semana, comparar los totales del período: pedidos procesados, insumos consumidos, facturas generadas. Si los números cierran con una diferencia menor al 2 %, el sistema está listo para operar solo.
Si hay desvíos mayores, extender el período paralelo una semana más y volver al paso 6.
Paso 9: Go-live y congelamiento de planillas
En la fecha fijada, la planilla deja de actualizarse. No se elimina: se archiva como referencia histórica. A partir de ese momento, toda la operación entra por el sistema nuevo.
Comunicar claramente a todo el equipo que la planilla ya no es la fuente de verdad.
Paso 10: Revisión a los 30 días
Un mes después del go-live, hacer una revisión con el responsable designado y los usuarios principales:
- ¿Qué flujos están funcionando bien?
- ¿Qué se sigue haciendo por fuera del sistema (WhatsApp, anotaciones en papel)?
- ¿Qué reportes que antes llevaban tiempo ahora se generan automáticamente?
Esta revisión no es opcional. Es donde se consolida el cambio o donde se detectan los problemas antes de que se conviertan en hábitos malos.
La migración desde planillas no es un evento de un día. Es un proceso de 4 a 6 semanas que requiere disciplina y un responsable con autoridad para tomar decisiones. Hecho correctamente, el resultado no es solo un sistema nuevo: es una operación con datos confiables por primera vez.